SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)
PT VISI MEDIA ASIA Tbk
A. PENDAHULUAN
PT Visi Media Asia Tbk (“VIVA” atau “Perseroan“) telah mencanangkan bagi setiap Insan VIVA untuk selalu menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance secara konsisten dan berkesinambungan dalam melaksanakan proses bisnis Perseroan guna terciptanya suatu situasi kerja yang sehat dan bertanggung jawab. Perseroan dituntut untuk senantiasa menjalankan bisnis secara transparan dan akuntabel, serta senantiasa memenuhi ketentuan perundang – undangan yang berlaku bagi Perseroan dalam menjalankan kegiatan usahanya.
Pelanggaran terhadap prinsip – prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik, Pedoman Etika Perusahaan (Code of Conduct), serta peraturan perundang – undangan yang berlaku adalah hal yang harus dihindari oleh seluruh Insan VIVA. Sebagai salah satu perwujudan komitmennya dalam penegakan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik, Perseroan telah menyusun dan menerapkan Sistem Pelaporan Pelanggaran ini, guna memberikan kesempatan kepada segenap Insan VIVA dan seluruh stakehoders Perseroan untuk dapat menyampaikan laporan atas setiap dugaan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik dan Pedoman Etika Perusahaan (Code of Conduct), yang didukung bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan serta dilaksanakan dengan niat baik untuk kepentingan dan kebaikan Perseroan.
Sistem Pelaporan Pelanggaran ini dikelola secara profesional oleh suatu komisi yaitu Komisi Pelaporan Pelanggaran, yang keberadaannya diharapkan dapat mencengah dan mendeteksi setiap potensi terjadinya pelanggaran di lingkungan Perseroan.
Peraturan dan penerapan Sistem Pelaporan Pelanggaran ini akan disosialisaikan dan dievaluasi terus menerus serta disempurnakan dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan dan tuntutan bisnis Perseroan.
B. ASAS-ASAS
1. Kerahasiaan
Perseroan melindungi kerahasiaan identitas Pelapor yang beritikad baik beserta seluruh materi laporan dan segala data yang terkait dengan laporan yang masuk melalui sistem Pelaporan Pelanggaran.
2. Tidak Diskriminatif
Setiap Insan VIVA dapat melaporkan pelanggaran yang dilakukan oleh Insan VIVA lainnya yang terjadi di lingkungan Perseroan sesuai dengan bentuk tindak pelanggaran yang dapat dilaporkan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran .
3. Perlindungan
Perseroan memberikan perlindungan penuh terhadap pekerjaan, fisik, remunerasi dan fasilitas pekerjaan bagi Pelapor yang beritikad baik. Perlindungan terhadap Pelapor juga diberikan kepada setiap pihak yang membantu memberikan informasi tambahan terkait dengan Pengaduan/Penyingkapan tersebut.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Sebagai upaya dalam mengungkapkan berbagai permasalahan yang tidak sesuai dengan Pedoman Etika Perusahaan (Code of Conduct) sehingga menimbulkan keengganan bagi Insan VIVA untuk melakukan pelanggaran terhadap Pedomen Etika Perusahaan;
2. Sebagai dasar pelaksanaan dalam menangani pengaduan pelanggaran di lingkungan Perseroan untuk menjamin adanya mekanisme deteksi dini (early warning system) dan penyelesaian permasalahan yang efektif sebelum keluar menjadi publikasi yang negatif atau ditangani secara hukum;
3. Mendorong terciptanya citra positif Perseroan sebagai entitas yang bertanggung-jawab.
D. PENGERTIAN
1. Benturan Kepentingan (Conflict Of Interest), adalah situasi atau kondisi dimana Insan VIVA yang mendapatkan kekuasaan dan kewenangan memiliki atau diduga memiliki kepentingan pribadi/golongan atas penggunaan kekuasaan dan kewenangan yang dimilikinya, sehingga dapat mempengaruhi kualitas dan kinerja yang seharusnya;
2. Eksternal Investigator, adalah pihak luar/eksternal yang ditunjuk oleh Perseroan untuk melaksanakan investigasi secara khusus terhadap suatu pengaduan/penyingkapan dugaan pelanggaran di lingkungan Perseroan;
3. Gratifikasi, adalah kegiatan pemberian dan/atau penerimaan hadiah/cinderamata dan hiburan, baik yang terima di dalam negeri maupun di luar negeri, dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana apapun juga, yang dilakukan oleh insan VIVA terkait dengan wewenang/ jabatannya di Perusahaan, sehingga dapat menimbulkan Benturan Kepentingan yang mempengaruhi independensi, objektivitas maupun profesionalismenya;
4. Indikasi Awal adalah informasi yang diperoleh dari adanya suatu Pengaduan/Penyingkapan, yang antara lain mengandung hal-hal sebagai berikut: permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan dasar kerugian, waktu serta tempat terjadinya;
5. Insan VIVA, adalah Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh karyawan Perseroan termasuk karyawan yang ditugaskan di Anak Perusahaan, serta personil lainnnya yang secara langsung bekerja untuk dan atas nama Perseroan;
6. Investigasi, adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Tim Investigasi dan/atau Komisi Pelaporan Pelanggaran untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang disampaikan Pelapor melalui Sistem Pelaporan Pelangggaran.
7. Komisi Pelaporan Pelanggaran, adalah komisi yang dibentuk secara khusus untuk melaksanakan pengelolaan terhadap sistem pelaporan pelanggaran di lingkungan Perseroan, termasuk didalamnya melaksanakan penelaahan awal terhadap setiap adanya pengaduan/penyingkapan pelanggaran. Komisi ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
8. Pelapor adalah Insan VIVA dan Stakeholder lainnnya.
9. Pengaduan/penyingkapan adalah tindakan pelaporan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perseroan secara finansial dan/atau merusak nama baik Perseroan.
10. Perusahaan atau Perseroan adalah PT Visi Media Asia Tbk.
11. Sistem Pelaporan Pelanggaran (whistleblowing System) adalah sistem yang mengelola secara rahasia setiap Pengaduan/Penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis /tidak semestinya atau perbuatan lain yang yang terjadi di lingkungan Perseroan yang dapat merugikan Perseroan secara finansial dan/atau dapat merusak reputasi dan/atau nama baik Perseroan.
12. Terlapor adalah Insan VIVA dan mitra kerja yang melakukan pelanggaran.
13. Tim Investigasi adalah tim yang melakukan tugas untuk mengumpulkan data-data/bukti terkait adanya suatu pengaduan/penyingkapan pelanggaran di dilingkungan Perseroan. Tim Investigasi yang dimaksud adalah satuan Unit Audit Internal dan/atau Eksternal Investigator.
SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
A. RUANG LINGKUP
Sistem Pelaporan Pelanggaran merupakan sistem yang mengelola Pengaduan/ Penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/ tidak semestinya secara rahasia, anonim dan mandiri (Independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran setiap insan VIVA dan pihak lainnya dalam mengungkapkan pelangggaran yang terjadi di lingkungan Perusahaan. Sistem Pelaporan Pelanggaran digunakan apabila Pengaduan/penyingkapan dianggap tidak efektif untuk disalurkan melalui jalur formal (melalui atasan langsung atau ditindak-lanjuti oleh sistem fungsi terkait).
Lingkup Pengaduan/Penyingkapan yang akan dianggap sebagai pelaporan pelanggaran adalah tindakan yang dapat merugikan Perusahaan baik secara finansial maupun citra, reputasi dan nama baik Perseroan, antara lain:
1. Penyimpangan dari Pedoman Etika Perusahaan (Code of Conduct) dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perseroan;
3. Pemerasan dan/atu Perbuatan Curang;
4. Transaksi Benturan Kepentingan; dan/atau
5. Penyuapan/Gratifikasi.
B. PRINSIP DASAR
Setiap Pengaduan/penyingkapan yang dilakukan oleh Pelapor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Pelapor wajib memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, meliputi:
a. Pelanggaran yang diadukan, meliputi jumlah kerugian (apabila dapat ditentukan) dan 1 (satu) Pengaduan/penyingkapan sebaiknya hanya untuk 1 (satu) pelanggaran agar penanganannya dapat lebih fokus;
b. Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang seharusnya bertanggungjawab atas pelanggaran tersebut, termasuk saksi- saksi dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan atas pelanggaran tersebut;
c. Lokasi Pelanggaran, yaitu meliputi nama dan tempat terjadinya pelanggaran tersebut.
d. Waktu pelanggaran, yaitu periode pelanggaran baik berupa hari, mingggu, bulan, tahun atau tangggal tertentu pada saat pelanggaran tersebut terjadi; dan
e. Kronologis pelanggaran, yaitu bagaimana terjadinya pelanggaran tersebut dan apakah terdapat bukti-bukti pendukung tentang terjadinya pelanggaran dan apakah pelanggaran tersebut pernah terjadi sebelumnya.
2. untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut Pengaduan/Penyingkapan, maka Pelapor dianjurkan untuk memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya memuat alamat/nomor telepon/handphone/faksimili/email yang dapat dihubungi.
C. PERLINDUNGAN TERHADAP PELAPOR
1. Identitas Pelapor dijamin kerahasiaannya oleh Perseroan.
2. Perseroan menjamin perlindungan terhadap Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun sepanjang Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran yang diadukannya kepada pihak manapun.
3. Perlindungan terhadap Pelapor juga berlaku bagi para pihak yang melaksanakan investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi tambahan terkait dengan Pengaduan/ Penyingkapan tersebut.
D. KEWENANGAN PENANGANAN LAPORAN
1. Pengaduan/Penyingkapan terhadap setiap pelanggaran yang dilakukan oleh dan/atau berkaitan dengan Komisi Pelaporan pelanggaran dan Tim Investigasi akan ditindaklanjuti oleh Direksi.
2. Pengaduan/Penyingkapan terhadap setiap pelanggaran yang dilakukan oleh dan/atau berkaitan dengan Direksi akan ditindaklanjuti oleh Dewan Komisaris.
3. Pengaduan/Penyingkapan terhadap setiap pelanggaran yang yang dilakukan oleh dan/atau berkaitan dengan Dewan Komisaris akan ditindaklanjuti oleh Direksi.
E. LAPORAN KOMISI LAPORAN PELANGGARAN
Komisi Pelaporan Pelanggaran wajib membuat laporan secara berkala kepada Direksi yaitu setiap 3 (tiga) bulan sekali, yang disampaikan selambat-lambatnya minggu kedua pada bulan berikutnya yang meliputi jumlah Pengaduan/ Penyingkapan, kategori Pengaduan/Penyingkapan serta media yang digunakan oleh Pelapor dan penyampaiannnya.
PENGELOLAAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
A. SARANA/MEDIA PELAPORAN
Pelapor menyampaikan Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran kepada Komisi Pelaporan Pelanggaran melalui sarana/media telepon, website dan faksimili Perseroan, sampai dengan tersedianya sarana/media yang khusus diperuntukkan bagi Sistem Pengelolaan Pelanggaran tersebut.
B. PROSEDUR PENGELOLAAN
1. Pengelola administrasi Sistem Pelaporan Pelanggaran menerima dan menyaring setiap laporan Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang diterima, serta mempelajari apakah terdapat Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria laporan Sistem Pelaporan Pelanggaran dan dapat ditindak lanjuti? Bila YA laporan Pengaduan/Penyingkapan tersebut akan diteruskan ke Komisi Pelaporan Pelanggaran, bila TIDAK proses Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai.
2. Komisi Pelaporan Pelanggaran setelah menerima laporan dari pengelola administrasi Sistem Pelaporan Pelanggaran segera melakukan investigasi awal terhadap Pengaduan/Penyingkapan tersebut. Hasil investigasi awal segera dilaporkan kepada Direksi.
3. Berdasarkan hasil laporan investigasi awal dari Komisi Pelaporan Pelanggaran, Direksi menetapkan rekomendasi apakah akan dilakukan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi (satuan pengawasan intern dan/atau Eksternal investigator), serta melaporkan hasil keputusan tersebut kepada Dewan Komisaris (apabila dianggab perlu).
4. Tim investigasi yang ditunjuk (satuan pengawasan intern dan/atau Eksternal Investigator) melakukan Investigasi lanjutan terhadap Pengaduan/Penyingkapan dan melaporkan hasilnya kepada Direksi.
5. Berdasarkan laporan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi, Direksi menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya. Apabila Pengaduan/Penyingkapan tidak terbukti, maka laporan Pengaduan/Penyingkapan akan ditutup. Apabila Pengaduan/Penyingkapan tersebut terbukti dan/atau memerlukan tindaklanjut, maka terhadap Terlapor akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku, dan/atau diteruskan kepada pihak penyidik untuk proses lebih lanjut sesuai ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Seluruh proses investigasi atas Pengaduan/Penyingkapan wajib dituangkan dalam suatu Berita Acara dan seluruh proses Sistem Pelaporan Pelanggaran harus terdokumentasi dengan baik dan reliable (dapat dipertanggungjawabkan).
C. SANKSI
Bentuk sanksi terhadap Terlapor yang telah terbukti melakukan pelanggaran akan ditentukan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di Perusahaan.
KOMISI PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLEBLOWING SYSTEM)
PT VISI MEDIA ASIA TBK
| NO | Anggota | Jabatan |
|---|---|---|
| 1 | Sekretaris Perusahaan | Ketua dan Anggota |
| 2 | Ketua Audit Internal | Ketua dan Anggota |
| 3 | Ketua Divisi Legal | Anggota |
| 4 | Ketua Divisi Sumber Daya Manusia | Anggota |